Construire une présentation client percutante en équipe : 1 slide, 1 post-it

En tant qu’ESN, la réponse à un appel d’offre est toujours un investissement de temps et d’argent dont le retour est incertain. Plus l’investissement est fort, plus la réponse qui va être formulée revêt de l’importance, surtout lorsque celle-ci doit être envoyée avant une soutenance en présentiel. Il est donc impératif que le support que vous envoyez soit à la fois clair, exhaustif et concis. Lorsque vous travaillez en équipe (et même seul) c’est au moment de rédiger votre réponse que les choses peuvent se compliquer…

et ne nous voilons pas la face. Vous avez peut-être travaillé des journées entières et usé vos soirées pour finaliser votre présentation, votre client n’a que très peu de temps à vous consacrer. Nous savons qu’un visiteur sur un site a une attention très volatile. C’est la même chose pour le lecteur va parcourir votre présentation. Considérez qu’il la lira toujours beaucoup plus vite que vous ne le souhaiteriez. Il est donc primordial qu’il puisse comprendre en un coup d’oeil votre proposition.

Les critères d’une présentation percutante

Avant de savoir comment construire une présentation qui touchera votre client, mettons-nous d’accord sur les composantes d’une telle présentation. Voici les critères que nous prenons en compte avant d’envoyer chacune de nos réponse à un appel d’offre.

1 -Facilité de lecture

C’est maintenant connu, les gens ne lisent plus. Si vous souhaitez que votre lecteur aille jusqu’au bout de votre présentation sans se lasser vous devez limiter les textes au strict nécessaire et soigner la hiérarchie des titres afin qu’il puisse comprendre votre propos en ne lisant qu’une partie du contenu. Ce point est d’autant plus valable pour des présentation orales, dans lesquelles votre support ne doit vous servir que de rappel puisque vous détaillerez oralement votre propos.

2 -Cohérence visuelle

Dans un appel d’offre, chaque détail compte. Cela peut paraitre secondaire mais lorsqu’un client réalise que les slides de la partie technique sont présentés de manière radicalement différente de la partie design, vous le confrontez au sentiment qu’il y a un manque de cohésion au sein de l’équipe ce qui pourrait mettre en péril le projet s’il vous le confie. Il est arrivé qu’un appel d’offre soit perdu pour cette simple raison. Cela prend un peu de temps, mais il est primordial qu’il y ait une cohérence des titres, tailles, couleurs et typographie sur l’ensemble de la présentation.

3 -Moins de textes, plus de schémas

« Faut vous faire un dessin ? » Et bien oui. Lorsque c’est possible faites un schéma. Ce sera plus explicite, plus agréable à lire, et l’esthétique n’en sera que renforcée.

4 -La proposition de valeur, toujours…

La vraie question qui doit guider la rédaction de votre support de présentation est : « pourquoi notre client nous choisirait nous plutôt qu’un autre ? ». En conservant cette question sur chaque slide vous vous apercevrez que vous pouvez mettre de côté bon nombre de ces slides classiques dont vous savez que vos concurrents feront l’usage, et vous pourrez vous focaliser sur ce qui vous différencie des autres. C’est ce qui vous fera gagner !

Notre méthode : 1 slide, 1 post-it

Après avoir mené nombre d’avant-ventes, récupéré des piles de slides de tout les intervenants, après avoir réorganisé, modifié, simplifié, reformulé, échangé, récupéré les retours, pour finalement envoyer le support à la dernière minute… Nous avons imaginé une méthode qui offre de multiples avantages et résout nombre des problèmes auxquels nous étions confrontés.

Cette méthode permet :

• Un consensus d’équipe pour mettre tout le monde d’accord sur la réponse à donner autour d’une réponse commune.
• Un gain de temps considérable en discussions et allers-retours.
• Une vue d’ensemble de la présentation. Utile entre autres pour les discussion avec votre direction qui « passe juste prendre des nouvelles ».
• Des slides plus légers, et donc plus agréables à lire.
• Un fil directeur clair, qui permettra à votre client de comprendre rapidement votre offre.

La règle d’or

Si le contenu de votre slide ne tient pas sur un post-it, c’est qu’il est trop compliqué…

…Et s’il est trop compliqué, votre lecteur ne le lira pas. La solution sera donc le séparer en plusieurs slides ou de simplifier le propos.

Cela peut sembler une contrainte au départ, mais à l’usage vous aurez en fait l’assurance d’avoir une présentation avec un déroulé clair et des slides qui vont à l’essentiel, vous donnant plus de chances de maintenir l’attention de votre client. Ci-dessous un exemple.

À utiliser seul, ou en équipe

De l’expérience que nous en avons, cette méthode nous permet de gagner un temps considérable concernant la réponse à apporter à notre client. Elle donne une vision globale autour de laquelle chacun peut se réunir et apporter sa part, et une fois tout le monde d’accord, la réalisation du support devient beaucoup simple et rapide à exécuter.

Voici ci-dessous quelques exemples concrets de l’application de cette méthode pour nos différents sujets.

En conclusion

C’est probablement parce que nos clients ont reçu tant de présentations bien trop longues, trop chargées, illisibles, ou simplement hors propos que nous recevons parfois des appels d’offres dont la réponse doit avoir un nombre de slides limité. La réalité est que le problème ne vient pas d’un nombre de slides mais d’un contenu trop lourd, ou trop verbeux. Il faut que chaque phrase ajoutée apporte de la valeur à l’offre et aide votre interlocuteur à comprendre votre propos. Il est facile de réunir des piles de slides pré-machées mais le risque est d’envoyer un message brouillé, trop standard, et de passer à côté de votre proposition de valeur.

Selon moi cette méthode résout bien des problèmes liés à la rédaction de réponse aux appels d’offre et je suis avide de commentaires sur la pertinence de ce fonctionnement donc n’hésitez pas à me faire des retours !

Un article de Romain Glé.